miércoles, 4 de marzo de 2015

Crear listas desplegables y personalizar contenido en Excel.



En Excel se pueden crear listas desplegables con la finalidad de elegir una de las opciones que contiene esa lista para cumplimentar nuestra celda. Como por ejemplo elegir un un nombre, un producto, un objeto, etc.


En Excel 2010 las lista se crean en Datos-> Validación de Datos> Listas.
En Excel 2007 no cambia sino la ubicación del menú.
En Excel 2003 las listas se crean en Datos-> Validación.

Primero deberemos de elegir la celda o conjunto de celdas donde queremos que se aplique el desplegable. Después al seleccionar la opción de ValidaciónValidación de datos de datos ( teniendo la celda o celdas seleccionadas) tenemos el siguiente cuadro de dialogo:





En “Permitir” elegimos la opción de Lista como aparece en la imagen.( para que la celda genere el desplegable ) 
En “Origen” se colocan los datos que conformarán la lista desplegable. En este caso las diferentes opciones se escriben directamente seguidas por el punto y coma y dependiendo de la configuración de su sistema, la separación se hace con una coma.


Sin embargo, los datos que conforman la lista desplegable que en nuestro ejemplo son los meses del año, se pueden tomar de un rango de celdas ya predefinido. De esta manera en una una columna de Excel escribimos los meses o los datos que queremos que se muestren en el desplegable y en Origen se coloca la fórmula correspondiente con el rango donde esta la información que queremos añadir:=$G$1:$G$12  o podemos hacer clic en el icono que esta a la derecha del cuadro de Origen y seleccionar el rango deseado donde se encuentra la información.( Podemos seleccionar huecos en blanco para rellenar en un futuro).



Significa que los datos que conformar la lista desplegable están en la columna G desde la fila 1 a la fila 12.


Los datos que componen la lista también se pueden llamar utilizando nombres de rango. Esto es que en lugar de utilizar =$G$1:$G$12, lo que se hace es que al rango G1:G12 se le asigna un nombre y la fórmula a utilizar cambia a =Meses suponiendo que al rango G1:G12 le colocamos cono nombre la palabra Meses.


En Excel 2003 tenemos que ir a Insertar -> Nombre -> Definir.

Nos saldrá la siguiente ventana 



En el apartado Nombres en el libro , pondremos el titulo del nombre, como estamos con el ejemplo de meses pondremos Meses y en la parte inferior donde pone Se refiere a: elegiremos el rango donde se encuentra la información que querremos agrupar en este nuevo nombre.

En Excel 2010 o 2007 tendremos que seguir la siguiente ruta.
Formulas -> Asignar nombre a un rango.




Una gran ventaja que tiene hacer listas desplegables utilizando nombres de rangos, es que se pueden hacer dinámicos. Esto es que la lista desplegable se ajuste automáticamente en la medida en que se eliminen o agreguen opciones, muy útil cuando se hacen listas de empleados o productos, donde la cantidad puede varias.















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